Tiêu đề đúng chủ đề
Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc
giả và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc
tiếp không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề
e-mail ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho
người nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính
định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi
thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail.
Không
ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp
thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ
xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.
Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.
Một chủ đề, một e-mail
Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho
từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả
e-mail của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn
gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc
viết những e-mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ
ràng hơn.
Cũng
giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên cô đọng
và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến
điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào,
chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên
lạc, bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail
nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp,
xác suất họ làm thế càng cao hơn.
Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp!
Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
Nếu
bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy
gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ,
đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi
không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập
chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có
trong văn phòng.
E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp!
Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn
và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn
thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn
cũng cần viết email nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như email gửi
ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho
nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và
tuyệt đối tránh dùng từ lóng.
(Theo mindtools.com)